À quoi sert un manager dans un établissement vétérinaire ?

Par Grégory Santaner

La taille des établissements vétérinaires grandit progressivement et ce faisant les équipes également. Les obligations légales, la gestion des ressources humaines et plus largement le pilotage des entreprises vétérinaires réclament ainsi non seulement du temps mais également des compétences.

Comment se positionne le manager ?

Différentes organisations sont possibles au sein d’un établissement vétérinaire et pourtant, dans la plupart des situations, il est possible de résumer les différentes fonctions avec le schéma simplifié ci-dessous.

La direction est représentée par les vétérinaires associés (pour les établissements vétérinaires indépendants). Cette direction donne le cap et choisit les orientations stratégiques de l’entreprise vétérinaire.

La partie visible de l’équipe aussi appelée « front office » est chargée de la production à savoir délivrer des services vétérinaires et vendre des produits en lien avec l’activité vétérinaire. Il s’agit le plus souvent des vétérinaires praticiens et des assistant(e)s vétérinaires. Bien entendu, il est fréquent que des vétérinaires associés soient à la fois membres de la direction et participent à la production.

Le manager est quant à lui positionné dans la partie non visible également appelée « back office ». Il n’est pas visible pour les clients habituels de l’établissement vétérinaire.

Un manager : pour quoi faire ?

Comme le mentionne le schéma ci-dessus, le manager est en relation avec :

• la direction qui lui donne des instructions sur le cap et la stratégie à suivre. Il est alors indispensable qu’il y ait également une communication du manager vers cette direction sous forme d’éléments de synthèse qui vont aider la direction à faire certains choix.
• la production que le manager va chercher à optimiser en lui rendant la pratique plus facile au quotidien.

Le manager peut intervenir dans les différentes catégories d’activités managériales suivantes :

• Ressources humaines : plannings, recrutement, plan de formations, etc.
• Gestion des fournisseurs : optimisation des achats, relations avec les centrales, etc.
• Finances : mise en place de tableaux de bords, optimisation des marges, relations avec les banques et le comptable, etc.
• Informatique : optimisation des usages du logiciel de gestion, gestion des données, adaptation aux nouveaux usages (télémédecine, objets connectés), etc.
• Communication : stratégie, conception de supports, documents type, communication numérique et communication interne, etc.
• Gestion de la clientèle : impayés, questionnaire de satisfaction, segmentation clients, etc…
• Homogénéisation des procédures techniques et administratives
• Suivi juridique : adaptation aux évolutions réglementaires, traçabilité, responsabilité environnementale, etc.

En plus de l’ensemble de ces fonctions, le manager aura également un rôle pour anticiper les crises possibles ou les gérer (comme le Covid 19 par exemple) quand elles surviennent.

Qui pour occuper ce type de poste ?

Le plus souvent, dans les établissements vétérinaires, ce sont des vétérinaires gérants qui se retrouvent en position, soit seul(e), soit à plusieurs, d’assurer des fonctions managériales. Cela se fait de manière parfois harmonieuse mais ce n’est pas toujours le cas car il faut s’assurer des éléments suivants :

• le ou les managers ont-ils du temps disponible hors production de services vétérinaires pour assurer leurs missions managériales ?
• le ou les managers ont-ils les compétences pour gérer cette partie de plus en plus critique de l’activité vétérinaire ?
• enfin, et peut être le plus important, le ou les managers prennent-ils plaisir à réaliser ces missions ? En effet, si cela est fait à contre cœur ou par obligation, la capacité à accomplir de manière efficace les missions managériales sera probablement peu pérenne.

Cela peut alors amener à rechercher des ressources externes aptes à mener ces missions. Cela présente l’avantage de pouvoir dédier le temps nécessaire ce qui est trop peu le cas lorsque le management est dans les mains des vétérinaires praticiens. En effet, ces derniers sont le plus souvent tiraillés entre leur travail en tant que praticiens et les missions managériales à accomplir. Les profils externes ont également davantage de compétences, une fois un temps d’adaptation passé, pour gérer des entreprises.

Reste à évaluer la notion de rentabilité de l’investissement dans un manager d’établissement vétérinaire. Côté confort de travail, le fait de soulager les vétérinaires associés leur permet de se concentrer pleinement sur les aspects médicaux de leur métier. Les équipes, mieux encadrées et managées, sont souvent plus performantes et travaillent avec un meilleur confort.

Côté financier, un manager peut, grâce à ces capacités d’optimisation d’une entreprise vétérinaire, assez facilement faire gagner plusieurs points de marge ainsi qu’une croissance de CA annuelle complémentaire qui vont non seulement financer mais même rendre rentable l’embauche d’un manager d’établissement vétérinaire qui peut intervenir à temps partiel dans les premiers temps si nécessaire.

Pour en savoir plus, retrouvez le témoignage sur l’action d’un manager au sein d’un établissement vétérinaire lors du E-congrès 2021 de MSD Santé Animale :

GP-FR-NON-210800019

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